Administracja budynku w pułapce odpowiedzialności – czyli dlaczego C-KOB to nie tylko formalność

W szkołach, przedszkolach, instytucjach publicznych i wielu innych obiektach funkcję administracyjną pełnią osoby, które z założenia nie są specjalistami od prawa budowlanego. Dyrektorzy, kierownicy gospodarczy czy administratorzy budynków każdego dnia podejmują dziesiątki decyzji organizacyjnych. W tym natłoku spraw bieżących tematy techniczne – takie jak prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego (KOB) czy przeglądy instalacji – są często marginalizowane, odkładane „na później”, delegowane „do kogoś” lub wykonywane jedynie symbolicznie.

To właśnie tu zaczyna się realne ryzyko prawne i osobiste.

Marginalizacja obowiązków technicznych – bomba z opóźnionym zapłonem

Wielu administratorów budynków nie zdaje sobie sprawy, że to na nich jako zarządzających spoczywa obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa użytkowania obiektu – zgodnie z przepisami Prawa budowlanego. Przeglądy instalacji elektrycznych, gazowych, wentylacyjnych, systemów ppoż., dokumentacja napraw i modernizacji – wszystko to powinno być nie tylko wykonane, ale również odpowiednio udokumentowane.

W praktyce jednak:
– przeglądy bywają wykonywane wybiórczo lub bez protokołów,
– dokumentacja techniczna jest rozproszona lub nieaktualna,
– wiele osób nie ma świadomości, że brak wpisu do KOB może być traktowany jako niedopełnienie obowiązków.

Nadchodzi C-KOB – wszystko będzie w systemie

Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego (C-KOB) wchodzi w życie etapami. Dziś jest obowiązkowa przy nowo oddawanych obiektach, ale od 2027 roku będzie dotyczyć również budynków istniejących. A to oznacza, że wszystko będzie weryfikowalne online – przez nadzór budowlany, ubezpieczycieli czy biegłych rzeczoznawców.

Brak wpisu, nieaktualna dokumentacja lub brak potwierdzenia wykonania przeglądu = łatwo udowodnione zaniedbanie. I choć sama aplikacja C-KOB jest tylko narzędziem, może szybko ujawnić wieloletnie błędy lub braki w dokumentacji.

Prawo się zmienia – a czasu coraz mniej

Kolejnym wyzwaniem dla administratorów budynków jest dynamicznie zmieniające się prawo. Tylko w ostatnich latach zmieniły się:
– obowiązki wpisów do CEEB (źródła ciepła),
– zasady prowadzenia KOB i wprowadzania do systemu C-KOB,
– wymagania co do dokumentowania przeglądów,
– definicje instalacji i ich przynależności do przeglądów rocznych czy pięcioletnich.

Dla dyrektora przedszkola czy kierownika gospodarczego to niemożliwe do śledzenia bez wsparcia specjalistów. A niestety – nieznajomość prawa nie zwalnia z odpowiedzialności.

Outsourcing to realna potrzeba, nie luksus

Wraz z wprowadzeniem C-KOB rośnie znaczenie profesjonalizacji działań technicznych w budynkach. Utrzymanie zgodności z przepisami, terminowe przeglądy, aktualna dokumentacja – wszystko to będzie widoczne i łatwo weryfikowalne w systemie cyfrowym. Dlatego coraz więcej instytucji publicznych, szkół czy firm decyduje się na outsourcing tej odpowiedzialności.

Powierzenie prowadzenia KOB, organizacji przeglądów i zarządzania dokumentacją wyspecjalizowanej firmie oznacza:
– ograniczenie ryzyka osobistego dla dyrektora czy kierownika gospodarczego,
– spokój w przypadku kontroli PINB lub ubezpieczyciela,
– oszczędność czasu i uporządkowany system działania.

Outsourcing to dziś nie dodatkowy koszt, ale forma zabezpieczenia prawnego i organizacyjnego, która w obliczu obowiązków C-KOB może okazać się kluczowa.

Podsumowanie – odpowiedzialność spoczywa na Tobie.

Jeśli jesteś administratorem budynku, to właśnie Ty – nawet nieświadomie – ponosisz odpowiedzialność za stan techniczny obiektu i bezpieczeństwo jego użytkowników.

Odkładanie spraw technicznych „na później” przestaje być bezpieczne. 

C-KOB to nie tylko formalność – to narzędzie, które dokumentuje wszystko. 
Nie warto czekać – warto wdrożyć system zarządzania dokumentacją i przeglądami już teraz.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu KOB, wdrożeniu C-KOB lub nadzorze nad przeglądami – skontaktuj się z nami. Przejmiemy odpowiedzialność techniczną za Twój budynek.