C-KOB odroczony o 5 lat – dlaczego nie warto czekać z cyfryzacją?

W ostatnich latach wiele mówiło się o cyfryzacji dokumentacji budynków i wprowadzeniu Cyfrowej Książki Obiektu Budowlanego (C-KOB). Pierwotne założenia przepisów były jasne. System został uruchomiony, a narzędzie jest gotowe. Rynek miał określony czas na przygotowanie się do przejścia z papierowej książki na jej cyfrowy odpowiednik. W naszej firmie potraktowaliśmy te zmiany bardzo poważnie.

Jak przygotowaliśmy się do cyfryzacji?

Od 2024 roku informujemy właścicieli i zarządców o zaletach C-KOB. Tłumaczymy nowe obowiązki i pomagamy przejść przez proces cyfryzacji bez stresu. W 2025 roku poszliśmy o krok dalej – uruchomiliśmy intensywną kampanię informacyjną i reklamową, aby dotrzeć do jak największej liczby podmiotów. Była to inwestycja zarówno czasu, jak i środków finansowych, ale traktowaliśmy ją jako naturalny element przygotowania rynku do nadchodzących zmian.

Jednocześnie wewnętrznie przygotowywaliśmy się organizacyjnie na moment, w którym tysiące obiektów w całym kraju będą musiały przejść na system cyfrowy. Rozbudowaliśmy zaplecze administracyjne, przeszkoliliśmy pracowników i dostosowaliśmy procesy w biurze do obsługi większej liczby obiektów. Z doświadczenia wiemy bowiem, że większość właścicieli nieruchomości podejmuje działania dopiero wtedy, gdy zbliża się ostateczny termin wynikający z przepisów. Skala potencjalnego zapotrzebowania była więc ogromna, a czasu na uporządkowanie dokumentacji budynków – relatywnie niewiele.

Czy odroczenie C-KOB to krok wstecz?

Decyzja o przesunięciu terminu przejścia na C-KOB o pięć lat była dla nas zaskoczeniem. Zmianę tę wprowadziło rozporządzenie z 7 stycznia 2026 roku. Trudno nie odnieść wrażenia, że w praktyce oznacza ona krok wstecz w procesie cyfryzacji zarządzania budynkami. Tym bardziej, że system C-KOB już funkcjonuje i jest gotowy do użycia. Nie jest to rozwiązanie dopiero projektowane – to działający portal, który umożliwia prowadzenie dokumentacji technicznej obiektu w sposób nowoczesny i uporządkowany. Odroczenie terminu w praktyce powoduje jednak pewien efekt psychologiczny. Wielu właścicieli nieruchomości odbiera tę zmianę jako sygnał, że temat można odłożyć na później. Powstaje poczucie, że przez najbliższe lata nic nie trzeba robić.

Kogo obowiązek C-KOB dotyczy już teraz?

W rzeczywistości nie jest to do końca prawda. Przepisy w wielu sytuacjach nadal wymagają prowadzenia dokumentacji w systemie C-KOB już dziś. Dotyczy to między innymi:

• nowych budynków oddanych do użytkowania po 1 stycznia 2023 roku,
• obiektów, które nigdy nie miały założonej papierowej książki obiektu,
• a także przypadków, gdy dotychczasowa książka papierowa zostaje zakończona.

W praktyce oznacza to, że część budynków i tak musi zostać objęta systemem cyfrowym niezależnie od przesunięcia głównego terminu.

Dlaczego warto wdrożyć C-KOB wcześniej?

Warto również pamiętać, że C-KOB nie jest jedynie formalnym obowiązkiem administracyjnym. To narzędzie, które realnie porządkuje zarządzanie budynkiem. W jednym miejscu znajduje się cała historia obiektu, dokumentacja techniczna, informacje o przeglądach i obowiązkach wynikających z prawa budowlanego. System przypomina o terminach kontroli, a dostęp do danych jest możliwy z każdego miejsca. W sytuacjach kryzysowych, takich jak pożar czy zniszczenie archiwum, dokumentacja nie ulega utracie, ponieważ jest przechowywana w systemie cyfrowym.

Naszym zdaniem najlepszym rozwiązaniem byłoby utrzymanie kierunku cyfryzacji. Wprowadzenie okresu przejściowego pozwoliłoby organom nadzoru skupić się na edukacji, a nie na sankcjach. Dzięki temu właściciele mogliby stopniowo porządkować dokumentację bez zatrzymywania modernizacji całego systemu.

Od lat przygotowujemy się do tej zmiany i aktywnie informujemy o niej rynek. Nadal uważamy, że cyfrowa książka obiektu budowlanego jest kierunkiem właściwym i nieuniknionym. Odroczenie terminu nie zmienia faktu, że obowiązki prawne pozostają. Uporządkowanie dokumentacji technicznej i tak będzie konieczne. Warto więc potraktować C-KOB jako narzędzie, które ułatwia zarządzanie i zwiększa bezpieczeństwo już dziś.